EN

    Diensten

    IT implementatie van discovery tot go-live en daarna

    Wij voeren IT implementaties uit voor organisaties die een nieuw systeem in gebruik nemen of een bestaand systeem opnieuw inrichten. Fit-to-standard, met een afgebakende scope en een go-live die staat.

    Het probleem

    Het probleem dat je waarschijnlijk herkent

    Het systeem is gekozen, het contract is getekend en de kick-off is geweest. Toch schuift de livegang keer op keer op. Er zijn veel overleggen, veel documenten en veel goede bedoelingen, maar er is nog geen werkend proces. Iedere afdeling wil zijn eigen uitzondering terug in het systeem, en niemand durft die uitzondering te schrappen. Zo groeit de scope, groeit het budget en verdwijnt het zicht op de datum.

    Ondertussen blijft de operatie doorlopen op Excel-bestanden, losse lijsten en de kennis van een paar mensen. Dat werkt zolang die mensen aanwezig zijn. Zodra het volume stijgt of iemand vertrekt, komt de rekening. En als het systeem uiteindelijk wel live gaat, blijkt de organisatie eromheen te werken omdat het niet past bij het dagelijkse werk.

    Een IT implementatie loopt zelden vast op techniek. Die loopt vast op keuzes die niet worden gemaakt, op scope die niet wordt bewaakt en op adoptie die pas na go-live in beeld komt.

    Onze rol

    Wat Operion doet

    Wij nemen de implementatie op ons aan klantzijde: van het eerste procesgesprek tot en met de periode ná go-live. Wij richten het systeem in, vertalen jouw processen naar de standaard van het pakket en bewaken de grens tussen must-have en nice-to-have. Wij zijn geen extra laag boven de leverancier, maar het aanspreekpunt dat leverancier, operatie en directie op één lijn houdt.

    Het vertrekpunt is altijd fit-to-standard. Eerst configureren binnen de standaard, dan pas maatwerk overwegen. Dat is geen dogma maar rekenwerk: standaard is sneller live, goedkoper in beheer en blijft na een update van de leverancier gewoon werken. Waar een uitzondering echt onderscheidend is voor je bedrijf, benoemen we dat expliciet en bouwen we het bewust, met een besluit erbij.

    Alles wat we vastleggen, leggen we vast op één plek: scope, besluiten, openstaande punten, testresultaten en afspraken over meerwerk. Meerwerk schatten we vooraf in en gebeurt bij ons alleen na akkoord. Zo blijft de kostenkant beheersbaar en weet je op elk moment waar het project staat.

    Starten

    Twee manieren om te starten

    Niet elk bedrijf heeft hetzelfde nodig. Daarom kun je op twee manieren met ons beginnen. In het eerste gesprek bepalen we samen welke van de twee bij je past.

    De standaardinrichting

    • •Je neemt de beproefde inrichting af, zoals wij die vaker hebben neergezet.
    • •Vaste scope, vaste prijs en een doorlooptijd die vastligt voordat we beginnen.
    • •Wij richten in vanuit een template. Daarom weten we vooraf wat het kost en hoe lang het duurt.
    • •Uitbreiden kan later. Meer gebruikers, een tweede magazijn of een koppeling zet je erbij wanneer je bedrijf eraan toe is. De basis blijft staan.
    • •Er is geen scopefase. We inventariseren welke functionaliteiten je gebruikt en schatten eventueel meerwerk vooraf in, los van de vaste prijs.

    Past bij je als je processen herkenbaar zijn en je bereid bent de standaard te volgen.

    Een traject op maat

    • •Je hebt meer nodig dan de standaard, of je situatie is te specifiek om vooraf in te schatten.
    • •We beginnen met een korte scopefase. Daarin leggen we samen vast wat er wel en niet in zit, wat het kost en wanneer het klaar is.
    • •Pas daarna start de bouw, op basis van wat er in die scopefase is vastgelegd.
    • •Meer begeleiding, meer afstemming, meer ruimte voor uitzonderingen.

    Past bij je als je meerdere vestigingen hebt, zware eisen uit je branche, of een proces dat echt afwijkt.

    Weet je nog niet welke van de twee? Dat is precies wat een kennismaking oplevert.

    Traject

    Zo verloopt het traject: discovery tot go-live en daarna

    1. 01

      Discovery

      Een kennismaking op hoofdlijnen. We bespreken je situatie, doelen en systemen en kiezen samen de route. Een standaardinrichting, of een volledig traject met scopefase.

    2. 02

      Scopefase (route maatwerk of volledig traject)

      We brengen processen, doelen, systemen en beperkingen in kaart, met de mensen die het werk doen. Daaruit volgen een scope, een planning en een besluitenlijst.

    3. 03

      Fit-to-standard

      We leggen jouw proces naast de standaard van het systeem. Wat past, richten we standaard in. Wat niet past, challengen we voordat we maatwerk overwegen. Iedere afwijking krijgt een eigenaar en een besluit.

    4. 04

      Build

      Inrichting en autorisaties. Het overzetten van je basisgegevens zit erin. Dataconversie, data uit meerdere bronnen en extra koppelingen stemmen we vooraf met je af. Daarna functioneel testen met sleutelgebruikers op basis van echte scenario's uit jouw operatie, niet op basis van een demo-omgeving.

    5. 05

      Go-live en daarna

      Begeleiding tijdens de livegang, praktische training, afgestemd op je team en op de dag van go-live hands-on ondersteuning, daarna vier weken nazorg met een vast ritme. Daarna dragen we over aan je eigen organisatie, met documentatie die bruikbaar blijft.

    Support

    Na de go-live

    Standaard support op ons werk, ook maatwerk, is kosteloos. Gaat het om nieuwe functionaliteit of een adviesvraag, dan stemmen we de kosten vooraf af.

    Een systeem invoeren is één ding. Ermee werken is het andere. Daarom stopt het bij ons niet op de dag van de livegang.

    • •Je bereikt ons op werkdagen van 08:30 tot 17:00.
    • •Binnen die uren reageren we binnen 24 uur op je vraag.
    • •Vragen lopen via ons ticketsysteem. Je krijgt daar toegang toe bij de go-live, zodat je altijd kunt terugzien wat er is afgesproken.

    Heb je ruimere beschikbaarheid nodig, dan is een aanvullende SLA mogelijk.

    Voor wie

    Voor wie wij dit doen

    Wij werken vooral met organisaties in logistiek, groothandel en zakelijke dienstverlening. Organisaties waar processen echt vastlopen zonder goed systeem en waar de directie nog dicht bij de besluitvorming staat. Dat is precies de situatie waarin een implementatie snel kan gaan, mits de keuzes worden gemaakt.

    Typische situaties: een WMS, ERP of CRM dat voor het eerst wordt ingevoerd, een bestaand systeem dat opnieuw moet worden ingericht na jaren van losse aanpassingen, of een implementatie die is vastgelopen en opnieuw op de rails moet. Ook als je de implementatie zelf wilt blijven doen, kunnen we meelopen op de onderdelen waar het spannend wordt: datamigratie, testen en go-live.

    Wat je van ons kunt verwachten: vaste fases, expliciete keuzes, afgebakende scope en een systeem dat na oplevering daadwerkelijk gebruikt wordt. Wil je eerst weten welk systeem past bij je organisatie, begin dan bij ons IT keuzeadvies. Loopt een project al en mis je regie, kijk dan bij projectregie.

    Vragen

    Veelgestelde vragen

    Hoe lang duurt een implementatie?

    Dat hangt af van welke van de twee routes je kiest. Bij een standaardinrichting spreken we de doorlooptijd af voordat we beginnen. Bij een traject op maat komt die uit de scopefase.

    Wat als onze processen afwijken van de standaard?

    Dan richten we dat in. Maar we kijken er eerst samen naar, want een deel van de uitzonderingen blijkt gewoonte en geen noodzaak. Wat overblijft bouwen we.

    Wat kost het?

    Bij een standaardinrichting hoor je de prijs in het eerste gesprek en ligt hij daarna vast. Bij een traject op maat komt de prijs uit de scopefase, voordat er gebouwd wordt.

    Hoeveel tijd kost dit ons eigen team?

    De meeste tijd zit in het aanleveren van je gegevens en in het meekijken tijdens het testen. Jij weet immers wat er moet kloppen. Wij zeggen vooraf per fase wat we van je nodig hebben, zodat je het kunt inplannen.

    Waar wordt het werk gedaan?

    Het inrichten doen wij vanuit onze eigen werkomgeving in Nederland. Bij je op locatie doen we de sessies waar dat meerwaarde heeft, zoals de scope, de uitleg en de opleiding.

    Wat gebeurt er na de livegang?

    Je kunt bij ons terecht op werkdagen van 08:30 tot 17:00, met een reactietijd van 24 uur binnen die uren. Vragen lopen via ons ticketsysteem.

    Klaar voor een implementatie die staat?

    Vertel ons over je organisatie, je systeem en je deadline. In een eerste gesprek geven we aan wat realistisch is en wat de scope zou moeten zijn.